Tietosuojaseloste

Tiivistelmä

Ohjelmistokehitysyritys Suomen Kiinteistödata Oy ("Suomen Kiinteistödata") on sitoutunut noudattamaan kulloinkin voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) ja käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste auttaa ymmärtämään, mitä henkilötietoja ja muita tietoja keräämme, ja miten käsittelemme näitä tietoja sekä kertomaan, mitä oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on tietoihisi.

Pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen ennen kuin aloitat palveluidemme käytön. Käyttämällä verkkosivujamme ja palveluitamme, hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn ja evästeiden käytön tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kertoo sinulle:


  • 1. Mitä tietoja keräämme
  • 2. Mihin tarkoitukseen keräämme tietoja
  • 3. Millä perusteella keräämme tietoja
  • 4. Miten kauan käsittelemme tietoja
  • 5. Ketkä käsittelevät tietojasi
  • 6. Luovutammeko tietoja
  • 7. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
  • 8. Miten tiedot on suojattu
  • 9. Mitä oikeuksia sinulla on
  • 10. Miten voin käyttää oikeuksiani
  • 11. Miten käytämme evästeitä
  • 12. Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot
  • 13. Mihin voin ottaa yhteyttä
  • 14. Voimmeko muuttaa tätä tietosuojaselostetta

1. Mitä tietoja keräämme

Keräämme ja käsittelemme tietoja ainoastaan etukäteen määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Pääsääntöisesti keräämme tiedot käyttäjiltä itseltään. Tietoja kerätään asiakkaidemme (isännöitsijätoimistot, taloyhtiöt, huoltoyhtiöt) omista rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös verkkosivujemme (kiinteistodata.fi) tai muun palvelumme käytön yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan hankkia ulkopuolisista lähteistä kuten yhteistyökumppaneiltamme ja julkisista rekistereistä.

Käsittelemämme tiedot voidaan jakaa kolmeen ryhmään: ”henkilön itsestään antamiin tietoihin”, ”taloyhtiön edustajan antamiin asukastietoihin” ja ”verkkosivujen ja palveluiden käytöstä kerättyihin tietoihin”.


Henkilön itsestään antamat tiedot

Tietoja saadaan suoraan henkilöltä esimerkiksi silloin, kun henkilö rekisteröityy palveluidemme käyttäjäksi, jättää tarjouspyynnön taikka on yhteydessä meihin puhelimitse, tekstiviestillä, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.

Tällaisia tietoja voivat olla:

  • Perustiedot
    • Etu- ja sukunimi
    • Osoite
    • Puhelinnumero
    • Sähköpostiosoite
    • Ammatti tai arvo
  • Yritysasiakkuuteen liittyvät tiedot
    • Yrityksen tiedot, kuten nimi, y-tunnus, osoite
    • Tilaustiedot
    • Sopimus- ja tarjoustiedot
    • Laskutus- ja maksutiedot
    • Asiakaspalautteet ja yhteydenotot
  • Potentiaalisten asiakkaiden tiedot
    • Työnantajan nimi
    • Etu- ja sukunimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Yhteydenottolomakkeiden kautta kerätyt tiedot
  • Muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Taloyhtiön edustajan antamat asukastiedot

Tietoja saadaan silloin, kun henkilö edustaa taloyhtiötä ja hän lisää digitaalisiin palveluihimme asukkaiden tietoja.

Tällaisia tietoja voivat olla:

  • Perustiedot
    • Etu- ja sukunimi tai vastaava henkilön yksilöivä tieto
    • Osoite
    • Puhelinnumero
    • Sähköpostiosoite
    • Tieto roolista taloyhtiössä (hallituksen jäsen, osakas tai vuokralainen)
    • Tieto huoneiston omistusosuudesta

Verkkosivujen ja digitaalisten tuotteiden keräämät tiedot

Henkilöiden itse lisäämien tietojen lisäksi keräämme tietoja siitä, miten ja milloin verkkosivujamme (www.kiinteistodata.fi, hallinta.kiinteistodata.fi, kiinteisto.info) käytetään. Tiedot kerätään evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeisiin tilanteissa, joissa se on teknisesti mahdollista, esimerkiksi silloin kun käyttäjä on kirjautuneena sisälle johonkin Suomen Kiinteistödata Oy:n palveluista.

Tällaisia tietoja voivat olla:

  • Verkkosivujen käyttö -ja selaustiedot
  • Verkkosivuille ohjannut sivusto ja sivusto, johon verkkosivulta on siirrytty
  • Käyttäjän päätelaitteeseen liittyvät tekniset tiedot kuten käyttöjärjestelmän tyyppi sekä ohjelmistoversiot
  • Selaimen tyyppi ja kieliasetukset
  • IP-osoite
  • Tiedot Suomen Kiinteistödatan palveluiden kautta tehdyistä tilavarauksista
  • Tiedot Suomen Kiinteistödatan palveluiden kautta tehdyistä vikailmoituksista
  • Tiedot Suomen Kiinteistödatan palveluiden käyttötavoista mm. sivut joita käyttäjä on katsellut ja linkit joita käyttäjä on klikannut
  • Muut käyttäjän suostumuksella antamat tiedot

Lisätietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätyistä tiedoista ja käyttötarkoituksista löydät kohdasta Miten käytämme evästeitä.

2. Mihin tarkoitukseen keräämme tietoja

Käsittelemme tietoja ainoastaan ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja vain siinä määrin kuin käsittely on tarpeellista. Käsittelemme tietoja seuraavia tarkoituksia varten:


  • Palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen
  • Palveluiden käyttäjien yksilöintiin esimerkiksi laskutusta varten
  • Asiakassuhteen ylläpitoon ja kehitykseen
  • Asiakas- ja markkinointiviestintään
  • Kyselyiden ja tutkimusten tekemiseen
  • Verkkosivujen ja palveluiden käytettävyyden ja toimivuuden varmistamiseen sekä väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen
  • Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteita kuten kirjanpitolainsäädäntöä
  • Liiketoiminnan suunnitteluun ja kehitykseen

3. Millä perusteella käsittelemme tietoja

Käsittelemme henkilötietoja aina niin, että noudatamme voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa. Varmistamme, että meillä on aina laissa säädetty oikeusperuste käsitellä henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla perusteilla:

  • Sopimus (esim. asiakas tai muu vastaava sopimussuhde)
  • Oikeutettu etu (esim. palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, liiketoiminnan raportointi, väärinkäytösten ehkäisy, asiakaspalvelu, suoramarkkinointi)
  • Suostumus (esim. suoramarkkinointi, evästeet)
  • Lakisääteiset velvoitteet (esim. kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö)

Mikäli käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä lainsäädännön mukaisin edellytyksin.

4. Miten kauan käsittelemme tietoja

Käsittelemme tietoja ainoastaan siinä laajuudessa ja niin kauan kuin käsittelylle on olemassa laista johtuvat perusteet tai käsittely on muutoin tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Olemme sitoutuneet tuhoamaan tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot asianmukaisesti. Säilytämme tietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista etukäteen määritellyn käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen myös pidempään, mikäli voimassaoleva lainsäädäntö edellyttää.


Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan henkilöltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä henkilö ilmoittaa meille. Sinulla on aina oikeus tarkastaa sinua koskevat tiedot ja tarvittaessa vaatia tietojen korjaamista tai poistamista.


Ketkä käsittelevät tietojasi?

Pääsääntöisesti tietoja käsittelevät Suomen Kiinteistödata Oyn työntekijät, joilla työnsä puolesta on käyttöoikeus, tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat tietojen käsittelyyn.

Taloyhtiön asukkaiden tietoja voivat käsitellä ne käyttäjät, joille Suomen Kiinteistödata Oyn kanssa sopimussuhteessa oleva taloyhtiön edustaja on myöntänyt pääsyoikeuden tietoihin.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja toimeksiannostamme etukäteen sovittujen ohjeiden ja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi sähköposti-, pilvipalvelu, markkinointi-, asiakkuudenhallinta, taloushallinto- ja muut vastaavat palvelut. Varmistamme asianmukaisin sopimusjärjestelyin, että ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät tietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaan ja ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

5. Luovutammeko tietoja

Lähtökohtaisesti emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yritys- tai liiketoimintakaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä. Lisäksi voimme luovuttaa tietoja, mikäli arvioimme että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, rekisteröityjen tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.

Palvelut voivat sisältää varaustoimintoja tai keskusteluominaisuuksia, jolloin henkilö saattaa luovuttaa tietoja myös muille palveluiden käyttäjille: kaikki tällaiset tiedot ovat oletusarvoisesti julkista tietoa, eikä tällä tavoin luovutetuilla tiedoilla ole yksityisyysolettamaa.

6. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietyissä tilanteissa tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Osa käyttämistämme pilvi-, sähköposti- ja muista vastaavista palveluista sijaitsee EU:n ulkopuolella kuten Yhdysvalloissa ja Kanadassa. Varmistamme aina, että tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein kuten, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallisopimuslausekkeita hyödyntäen.

7. Miten tiedot on suojattu

Rekistereitämme suojataan asianmukaisesti alan standardien mukaisesti sekä teknisten ja organisatoristen suojausjärjestelmien avulla. Rekistereitä ylläpidetään asianmukaisesti suojatuilla palvelimella. Suojauksiin kuuluu muun muassa palomuurit, pääsyhallinta ja kulunvalvonta sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, jotka mahdollistavat tallennettuun tietoon pääsyn vain Suomen Kiinteistödatan työntekijöille sekä sopimussuhteessa oleville palveluntarjoajille. Kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä koskee myös vaitiolovelvollisuus. Manuaalisesti käsiteltävät tiedot sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa. Kaikkien palveluidemme käyttäjien salasanat säilytetään tietokannassa nykyaikaisesti salattuina.


Valitettavasti emme voi taata tietojen olevan ehdottomalla varmuudella turvassa niitä käsitellessä, lähetettäessä taikka säilytettäessä. Tästä syystä ilmoitamme tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla rekisteröityjä ja viranomaisia, mikäli havaitsemme tietoturvaloukkauksen tai muun vastaan uhan, jotka voivat vaarantaa henkilön henkilötietojen turvallisuuden ja yksityisyyden.

8. Mitä oikeuksia sinulla on

Rekisteröitynä sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa oikeus:


  • Saada pääsy henkilötietoihisi
    • Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme ja saada jäljennös näistä tiedoista
  • Pyytää tietojen oikaisua tai täydennystä
    • Sinulla on oikeus käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistuksi, korjatuksi tai täydennetyksi
  • Pyytää tietojen poistamista
    • Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. kirjanpitolainsäädäntöön perustuva)
  • Pyytää tietojen siirtämistä
    • Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot yleisessä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
  • Rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
    • Sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos kiistät tietojesi oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden tai jos olet vastustanut tietojesi käsittelyä.
  • Vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella
    • Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä mukaan lukien suoramarkkinointia, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
  • Peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumus

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos olet sitä mieltä, ettemme ole noudattaneet soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.


Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

  • Tietosuojavaltuutetun toimisto
  • Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 HELSINKI
  • Postiosoite: PL 800 00521 HELSINKI
  • Vaihde: 029 56 66700
  • Sähköposti: tietosuoja@om.fi
  • https://tietosuoja.fi

9. Miten voin käyttää oikeuksiani

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeudet ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@kiinteistodata.fi


Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Huomaathan, että voimme evätä pyyntösi lainsäädännössä laissa säädetyllä perusteella.

10. Miten käytämme evästeitä

Yleistä

Käytämme verkkosivuillamme ja palveluissamme (www.kiinteistodata.fi, hallinta.kiinteistodata.fi ja kiinteisto.info) evästeitä (cookies) ja muita vastaavia seurantatekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta eivätkä ne voi sisältää mitään haittaohjelmia tai viruksia.

Evästeet sisältävät anonyymin, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme arvioida verkkosivujen tavoitettavuutta ja tunnistaa verkkosivuille palaavat käyttäjät. Evästeet ovat selainkohtaisia, eikä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeisiin, jos henkilö antaa henkilötietonsa esimerkiksi täyttämällä verkkosivuilla olevan yhteydenottolomakkeen tai kirjautuu sisään palveluihimme. Henkilötiedot voidaan yhdistää evästeisiin myös silloin, jos käyttäjä saapuu verkkosivuillemme lähettämämme markkinointiviestissä olevan linkin kautta.

Osa evästeistä on "ensimmäisen osapuolen" evästeitä, jotka ovat Suomen Kiinteistödatan asettamia ja liittyvät siihen verkkosivustoon, jolla henkilö vierailee. Enimmäkseen ne mahdollistavat sivuston toiminnallisuuden ja antavat tietoa siitä, kuinka henkilöt käyttävät sivustoa, jotta verkkosivuja voidaan kehittää.

Osa evästeistä on puolestaan "kolmannen osapuolen" eli Suomen Kiinteistödatan ulkopuolisten tahojen evästeitä, jotka kuuluvat markkinointi- tai analytiikkapalveluita taikka sosiaalisen median palveluita tarjoaville tahoille. Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa verkkosivuilla.

Lisätietoja evästeistä löytyy Viestintäviraston sivuilta (www.viestintavirasto.fi).


Mihin käytämme evästeitä

Käytämme evästeitä ja muita vastaava tekniikoita seurataksemme ja analysoidaksemme verkkosivujen ja palveluidemme käyttöä ja kehittääksemme verkkosivuja ja palveluitamme. Voimme myös kerätä esimerkiksi tietoa markkinointisähköposteista ja uutiskirjeistä selvittääksemme, onko viestit avattu ja onko niiden perusteella tehty toimenpiteitä, kuten siirrytty verkkosivuille.

Käytämme evästeitä tallentamaan tiedon kirjautuneen käyttäjän kirjautumistietoja, jolloin käyttäjän ei tarvitse joka kerta palvelua käyttäessään syöttää käyttäjätunnusta ja salasanaa uudelleen. Salaamatonta käyttäjätunnusta tai käyttäjän salasanaa ei tallenneta evästeeseen.


Kolmansien osapuolien evästeet

Käytämme verkkosivuillamme myös kolmansien osapuolten tarjoamia evästeitä kuten analyysityökaluja ja mittausjärjestelmiä kerätäksemme ja hyödyntääksemme ei-henkilökohtaisia tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi Google Analytics, HubSpot Analytics – ohjelmistot.


Vaikutusmahdollisuuteni

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden osalta voit vaikuttaa tietojen keräämiseen seuraavin tavoin:

  • - Asettamalla selaimesi tilaan ”yksityisellä selaus” (”Private Browsing”, ”Incognito” tai ”InPrivate”) voit selata verkkosivuja niin, ettei verkkosivuista, joilla olet käynyt, tallenneta tietoja evästeiden avulla.
  • - Voit myös estää evästeiden käytön muuttamalla selaimesi asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkosivujemme toimintaan.
  • - Voit myös tyhjentää evästeet selaimen asetuksista taikka nollata mobiilitunnisteen laitteen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet tai mobiilitunnisteen säännöllisin väliajoin voit vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta sinusta muodostetaan profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tietojen keräämistä, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.
  • - Voit estää verkkosivuston tietojen käyttämisen Google Analyticsissa asentamalla Google Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan. Tämä lisäosa estää verkkosivustoilla käynnissä olevaa Google Analyticsin JavaScriptia jakamasta sivuston käyntitietoja Google Analyticsille.
  • - Käyttäjällä on mahdollisuus estää verkkosivuilla kerättyjen tietojen käyttäminen kohdennettuun mainontaan. Lisätietoa kohdennetusta mainonnasta ja sen estämisestä löytyy Your Online Choices - sivustolta.

11. Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Suomen Kiinteistödata Oy


  • Suomen Kiinteistödata Oy
  • Matinniitynkuja 7 C 56, 02230 Espoo
  • Y-tunnus 2823032-6
  • www.kiinteistodata.fi

12. Mihin voin ottaa yhteyttä

Mikäli sinulla on kysyttävää tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksiasi, voit olla yhteydessä meihin milloin tahansa ottamalla yhteyttä seuraavia yhteystietoja käyttäen:

  • Tomi Hämäläinen, toimitusjohtaja
  • tomi.hamalainen@kiinteistodata.fi

Asukassivujen käyttäjät voivat olla henkilötietojen tiedustelu- ja poistoasioissa yhteydessä taloyhtiönne edustajaan.

13. Voimmeko muuttaa tätä tietosuojaselostetta

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 21.8.2018

Suomen Kiinteistödata Oy voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Olennaisista muutoksista pyrimme ilmoittamaan mahdollisuuksien mukaan myös käyttäjältä saatuun sähköpostiosoitteeseen.